美國環保署另外一份關於如何計畫及實施具有環境意識的會議及活動中 (A Guide To Planning And Conducting Environmentally Aware Meetings And Events) ，以四大步驟說明如何將環保應用於會議舉辦：

美國環保署將綠色會議定義為： “ 為了資訊交流目的，造成集會或人們的集合行動，可透過詳盡的事前計畫，將對環境的負面影響降至最低，稱為綠色會議 (Green Meetings) ” 。在美國有越來越多綠色會議舉行，因此身為會議的計畫人必須仔細的為其會議活動考量綠色服務項目。而當有足夠的會議籌備者（主辦單位）要求使用可再使用的杯子、無 毒性 的 清潔劑 、更省電的燈泡等時，將連帶帶動旅館、聯絡中心或是其他會議服務者開始思考並回應綠色會議的要求。

首先找出與組織、社區或當地環境重視的議題，再者對於這些議題選擇環境優先考量的相關計畫，最後決定應該付出多少努力來符合這些計畫。清楚的定義出環境優先考量計畫可幫助決定選擇特定行動，另外有列表幫助選擇行動。

將選擇的特定計畫以行動表示，包括如何選擇場址、安排飲食、購買產品需注意事項、收集可回收物品以及創造計畫環境特色等。

調查參加者的意見，尋求下一次改善會議 環境品質 的方法，將資訊經驗利用網路新聞、電子佈告欄、年度報告提供給管理者、贊助者、合約商以及民眾，分享成功經驗以及需注意改善的事項。

加拿大基於其聯邦政府的「綠色政府」 (Greening of Government) 動機，其外交事務與國際貿易部 (Department of Foreign Affairs and International Trade, DFAIT) 要求將 永續發展 的概念應用在其運作與決策決定的所有方面上，為此特研擬並公布研討會、大型會議與活動的綠色指南，供其企業與政府部門遵循。

1. 成立委員會或委託某人負責為研討會、各種會議與活動實行綠色指南。
2. 適當的分配時間與 資源 。
3. 建立目標，例如零廢棄。
4. 儘早開始環境動機的行動，為確保將整合型方法納入計畫中，在一開始便需建立環境目標與程序步驟。
5. 為組織者或員工提供簡單但必須的特別訓練。
6. 確保一切的慣例行為都與環境管理計畫準則相關。
7. 實行一對環境決策有責任的計畫。
8. 將環境動機當作最高管理層次的優先考量，並與員工、立約人、贊助商溝通。

（資料來源： DFAIT, 1997 ）